Wir stellen Ihre
Büroprozesse auf Autopilot
und machen Ihr Unternehmen
fit für die KI-Zukunft!
- Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter durch Prozess-Automatisierung
- Erhöhen Sie die Produktivität und senken Fehlerquoten
- Steigern Sie Ihre Umsätze durch skalierbare Automation-Bots
- Senken Sie Ihre Verwaltungskosten bis zu 30%
Mit unserem 12-Wochen-Automatisierungs-System erzielen wir nachhaltige Erfolge – speziell abgestimmt auf mittelständische Unternehmen & Dienstleister!
Wir bringen Ihr Unternehmen durch Prozess-Automatisierung auf die digitale Überholspur!
Als Experten für Prozess-Automatisierung und Digitalisierung im Büro-Management und in der Verwaltung analysieren wir Ihre Workflows und bringen Ihr Unternehmen mit Automatisierungs-Bots, Robotic Process Automation und Künstliche Intelligenz auf die Pole Position!
Warum das Unternehmen auf Autopilot stellen?
Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben in Büro, Marketing, Vertrieb, Sachbearbeitung und Management hilft Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse auf die digitale Überholspur zu bringen. Das spart Zeit, Geld und Nerven.
Arbeitszeit
effektiver nutzen
Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie sich auf die wirklich wichtigen Arbeiten konzentrieren können, anstatt immer nur auf dringende.
Kosten
reduzieren
Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben birgt ein unglaublich hohes Einsparpotenzial – Tag für Tag.
Fehlerquoten
senken
Jeder von uns macht mal Fehler, das ist menschlich. Unsere Automatisierungs- Bots dagegen nicht.
Fachkräftemangel
begegnen
Durch Automatisierung benötigen Sie weit weniger Fachkräfte als bisher. Das steigert auch Ihren Unternehmenswert.
Schneller
am Ziel
Unsere Automatisierungs-Bots arbeiten 24/7 an 365 Tagen im Jahr und erledigen anfallende Aufgaben sofort und schnell.
Unentdecktes
aufdecken
Unsere KI-Bots entdecken Chancen und Risiken in Ihren Unternehmensdaten und schlagen bei auftretenden Risiken Alarm.
Auch in Ihrem Unternehmen schlummert enormes Automatisierungspotenzial!
Und wir wissen, wo typische Zeitfresser lauern.
Kostenloses Erstgespräch
Buchen Sie jetzt einen kostenlosen 30min-Termin mit mir, um mehr über Automatisierungspotenziale in Ihrem Unternehmen zu erfahren.
20+ Jahre Erfahrung & mehr als 100 zufriedene Kunden
Seit über 2 Jahrzehnten begleiten wir mittelständische Unternehmen in Sachen IT und besitzen einen großen Erfahrungsschatz in der Analyse, Beratung, Konzepterstellung und individuellen Softwareentwicklung quer durch alle Branchen.
Was lässt sich automatisieren?
Entdecken Sie einige typische Szenarien, die uns in der langjährigen Zusammenarbeit mit unseren Kunden immer wieder begegnen und deren Bearbeitung viel Zeit, Geld und Nerven kosten.
Dokumenten-Management
Automatische Erfassung, Ablage und Weiterverarbeitung von Dokumenten aller Art, z.B. Verträge, Formulare, Dokumentationen uvm.
Rechnungsverarbeitung
Automatische Überprüfung und Verbuchung von Eingangsrechnungen & Kassenbelegen inkl. Weitergabe an den Steuerberater (z.B. DATEV)
Datenerfassung
Automatisierte Datenerfassung aus verschiedenen Quellen in Excel oder Strukturierung von Daten in Datenbanken
Berichterstellung
Automatische Generierung von Statistiken, Berichten und Dashboards aus verschiedenen Datenquellen
Workflow-Management
Automatisierung von genehmigungs- und freigabebasierten Arbeitsabläufen, Freigabeprozesse per Smartwatch oder Mobile Apps
Marketing- und Vertriebsprozesse
Automatisierung von Abläufen bei Online-Marketing, Leadgenerierung, Angeboten und Verkaufsabschlüssen und Verträgen
E-Mail-Bearbeitung
Automatische Weiterleitung, Kategorisierung oder Beantwortung von E-Mails durch generative Künstliche Intelligenz
Service
Automatische Beantwortung von Kundenanfragen und Support-Tickets durch Künstliche Intelligenz
Wir stellen Ihr
Business auf Autopilot
und verschaffen Ihnen dadurch mehr
Freiheit & Unabhängigkeit!
Mit unserem 12-Wochen Prozess-Automatisierungs-System mehr Zeit gewinnen – für Unternehmer & Selbständige!
5 Success-Stories
über erfolgreiche
Prozess-Automatisierungen
Möchten auch Sie Erfolgsgeschichte schreiben?
Buchen Sie jetzt einen kostenlosen 30min-Termin mit mir, damit wir gemeinsam über Prozess-Automatisierung in Ihrem Unternehmen sprechen können!
Unser 12-Wochen-Programm
Wir bringen Ihr Unternehmen in nur 3 Monaten auf eine Automatisierungs-Reise, die Ihre Mitarbeiter Monat für Monat um bis zu 50 Arbeitsstunden entlastet, Fehlerquoten senkt und Ihnen die Potenziale unserer Prozess-Automatisierung aufzeigt!
Schritt 1
Potenzialanalyse
Unsere Business-Analysten decken gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern zeitfressende Arbeitsabläufe auf.
Schritt 2
Automatisierung
Arbeitsintensive Arbeitsprozesse werden von unseren Automation-Engineers durch Automatisierungs-Bots ersetzt.
Schritt 3
Roll-Out
Wir stellen Ihren Mitarbeitern unsere Automatisierungs-Bots als wirksame, kleine Helferlein zur Seite.
Prozess-Automatisierung zum fairen Pauschalpreis!
Testen Sie unser
12-Wochen-Programm jetzt!
Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Gesprächstermin in Ihrem Unternehmen, um das 12-Wochen-Programm ausführlich vorgestellt zu bekommen.
Über die schlau DIGITAL GmbH
Unser Firmenname spiegelt gleichzeitig unsere Philosophie wider – wir digitalisieren und automatisieren Ihre Unternehmens-Workflows auf smarte Weise. Über 50 Experten arbeiten tagtäglich daran, dass wir die Unternehmen unserer Kunden ein Stück effizienter, schneller und kostengünstiger machen – durch Prozess-Automatisierung in Büro und Verwaltung! Erfahren Sie mehr über unser Team…
WIR BRINGEN IHR UNTERNEHMEN IN DIE DIGITALE ZUKUNFT!
HERZLICHE GRÜSSE AUS HAMBURG
JÜRGEN JOHANNES SCHIMMÖLLER | GESCHÄFTSFÜHRER
Wussten Sie schon, dass es für Digitalisierungs-Projekte öffentliche Fördergelder in Höhe von bis zu 2,5 Mio. € gibt?
Wir hängen in Deutschland und Europa hinterher in Sachen Digitalisierung. Innovative und disruptive Technologien kamen in den letzten Jahren nahezu ausnahmslos aus den USA oder Asien.
Das hat auch die Politik erkannt und steuert nun gegen, indem zahlreiche Förderprogramme für die deutsche Wirtschaft aufgelegt wurden, um insbesondere kleine und mittlere Unternehmen zu ermutigen, in Digitalisierung zu investieren und so den Anschluss nicht zu verpassen.
Es gibt Förderungen in Form von zinsvergünstigten Darlehen mit erleichtertem Zugang, aber auch – und jetzt wird’s besonders interessant – in Form von nicht rückzahlbaren Zuschüssen.
FAQ
Welche manuellen Prozesse in unserem Unternehmen könnten möglicherweise automatisiert werden?
Die Antwort darauf ist vielfältig, da sich Prozesse und Workflows in den Unternehmen und unterschiedlichen Branchen stark unterscheiden. Typische, in der Regel sich wiederholende Tätigkeiten können sein:
Erfassung von Daten aus E-Mails, PDFs, Excel-Tabellen o.ä. und die Umwandlung in strukturierte Daten
Verarbeitung von Rechnungen, Bestellungen oder Verträgen zur Aktualisierung von Systemen
Eingabe von Informationen aus einem System in ein anderes (z. B. von CRM in ERP)
Automatisierte Aktualisierung von sich häufig ändernden Daten (z.B. Kontaktdaten, Lagerbestände usw.)
Generierung von Berichten aus verschiedenen Datenquellen und deren Verteilung an relevante Stakeholder
Automatisierte Erstellung von Dashboards oder Managementberichten
Überprüfung von Daten auf Genauigkeit, Konsistenz und Vollständigkeit
Vergleich von Datensätzen in verschiedenen Systemen zur Erkennung von Inkonsistenzen
Beantwortung häufig gestellter Fragen über Chatbots oder automatisierte E-Mail-Antworten
Verfolgung von Kundenanfragen und -beschwerden und Weiterleitung an die richtigen Teams
Verfolgung von Bestellungen, Lieferungen und Lagerbeständen in Echtzeit
Automatisierte Benachrichtigungen an Kunden über den Status ihrer Bestellungen
Automatisierte Synchronisierung von Daten zwischen verschiedenen Plattformen
Buchhaltungsaufgaben wie z.B. Rechnungseingangsprüfung, Abstimmung von Konten usw.
Automatisierung von Zeiterfassung, Urlaubsanträgen, Genehmigungsworkflows usw.
uvm.
Wie lange wird die Automatisierung meiner Prozesse dauern?
Die Beantwortung dieser Frage hängt stark von der Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse ab.
Als Faustformel sind etwa 2-3 Monate je Mitarbeiter realistisch, dessen manuelle Tätigkeiten automatisiert werden sollen.
Wann stellen sich erste Erfolge ein?
Das hängt natürlich von der Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse ab.
Unsere Erfahrungen zeigen aber, dass bereits nach 14 Tagen erste einfache Prozesse automatisiert sind, die dann sofort zu Zeit- und Kosteneinsparungen führen.
Die Mitarbeiter, die wir damit entlasten, sind regelmäßig begeistert von den Ergebnissen.
Ich habe nur wenige Mitarbeiter in der Verwaltung beschäftigt. Lohnt sich eine Automatisierung für mich dennoch?
Gerade kleine Unternehmen profitieren überproportional von Automatisierungen und dem Einsatz von KI, da personell eine geringe Redundanz gegeben ist und zusätzliche Aufgaben nur auf wenige Mitarbeiter verteilt werden können.
In dieser Situation führen unvorhergesehene Tätigkeiten schnell zu Überlastung, daher helfen Automatisierungen dabei, Mitarbeiter effektiv und nachhaltig zu entlasten.
Wie minimieren wir Bedenken unserer Mitarbeiter bezüglich Jobverlust nach der Einführung von Prozess-Automatisierung?
Die Einführung von RPA (Robotic Process Automation) kann bei Mitarbeitern Bedenken hinsichtlich Jobverlusts und Veränderungen auslösen.
Eine klare und transparente Kommunikation ist entscheidend, um diese Bedenken zu minimieren und die Akzeptanz des Wandels zu fördern.
Betonen Sie, dass RPA dazu dient, repetitive Aufgaben zu automatisieren und die Mitarbeiter von zeitraubenden Arbeiten zu entlasten. Stellen Sie klar, dass Mitarbeiter eine wichtigere Rolle bei anspruchsvolleren Aufgaben spielen können.
Welche Schulungsmaßnahmen sind erforderlich, um die Mitarbeiter auf die Zusammenarbeit mit RPA-Bots vorzubereiten?
Wir bieten in der schlau DIGITAL Academy Video-Trainings, Webinare und Masterclasses an, die die Mitarbeiter an die Prozessautomatisierung heranführen.
Darüber hinaus bieten wir individuelle Inhouse-Schulungen an, um Ihre Mitarbeiter an die Interaktion mit den RPA-Bots heranzuführen und sie in ihren Arbeitsablauf zu integrieren.
Wo findet das Server-Hosting statt und unterliegt der Betrieb der DSGVO?
Das Hosting erfolgt ausschließlich auf deutschen Servern und unterliegt somit den DSGVO-Richtlinien.
Des weiteren besteht die Möglichkeit, wenn vorhanden, die betriebseigenen Server der Kunden zu nutzen.
Wer betreibt das Hosting der Live-Umgebung?
In den meisten Fällen hosten wir Ihre Automatisierungs-Bots auf sicheren, DSGVO-konformen Servern unseres Rechenzentrums-Partners in Deutschland, Österreich oder in der Schweiz.
Sollten Sie es bevorzugen, Ihre eigenen Unternehmensserver für das Hosting zu verwenden, ist auch das grundsätzlich möglich.
Findet die Zusammenarbeit ausschließlich remote statt?
Nein.
Gerade zu Beginn der Zusammenarbeit ist es wichtig, dass unsere Business-Analysten die Abläufe in Ihrem Unternehmen verstehen. Das geht nur in persönlichen Gesprächen und Brainstormings mit den Mitarbeitern.
Auch im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit finden regelmäßig Termine mit unseren Experten in Ihrem Unternehmen statt, um neue RPA-Bots auszurollen, neue Potenziale zu entdecken und bereits produktive Bots zu optimieren.
Prozessautomatisierung finde ich ein interessantes Thema. Was könnte der nächste Schritt sein?
KI-gestützte Prozess-Automatisierung ist gerade in aller Munde und führt zu einer großen Anzahl von Anfragen bei uns. Da wir uns ausschließlich auf kaufmännische Geschäftsprozesse im Bürobereich spezialisiert haben, klären wir zunächst in einem gemeinsamen Termin, ob Ihr Unternehmen zu uns passt.
Bewerben Sie sich daher gern zunächst für eine kostenlose Potenzialanalyse.
Einer unser Experten wird daraufhin gemeinsam mit Ihnen über mögliche Automatisierungspotenziale in Ihrem Unternehmen sprechen und Ihren Bedarf und Prioritäten näher identifizieren.
Anschließend erhalten Sie eine kostenlose Potenzialanalyse und auf Wunsch ein individuelles Angebot für eine gemeinsame Zusammenarbeit.
Überzeugt?
Lassen Sie uns über Automatisierung in Ihrem Unternehmen sprechen.
Rufen Sie uns gern an:
040 524753-400Oder senden Sie uns eine E-Mail:
info@schlau-digital.deLesen Sie aktuelle News zu Digitalisierung & Automatisierung in unserem
Automatisierungs-Blog
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(Wir schicken max. eine E-Mail pro Monat, also keine Sorge vor Spam 🙂)
Was versteht man unter Prozess-Automatisierung?
Prozessautomatisierung ist eine Methode zur Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen und Organisationen. Sie bezieht sich auf die Verwendung von Technologie und Software, um wiederholbare Aufgaben und Abläufe in einem Unternehmen zu automatisieren, sodass menschliche Mitarbeiter ihre Zeit auf wertvollere und strategischere Aufgaben konzentrieren können. Prozessautomatisierung kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, darunter Finanzen, Personalwesen, Kundenservice, Produktion, Vertrieb und viele andere.
Schlüsselkonzepte und Komponenten der Prozessautomatisierung
- Workflow-Management: Dies umfasst die Definition, Verwaltung und Automatisierung von Arbeitsabläufen, um sicherzustellen, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und gemäß den festgelegten Regeln und Richtlinien erledigt werden.
- Software-Roboter (Robotic Process Automation, RPA): RPA-Technologie ermöglicht es, menschliche Interaktion bei repetitiven, regelbasierten Aufgaben zu ersetzen. RPA-Bots können beispielsweise Daten zwischen Anwendungen übertragen, Formulare ausfüllen oder Berichte generieren.
- Business Process Management (BPM): BPM-Tools helfen bei der Modellierung, Analyse und Überwachung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglichen es Unternehmen, Prozesse zu optimieren und kontinuierlich zu verbessern.
- Integration von Anwendungen: Die Automatisierung erfordert oft die Integration von verschiedenen Softwareanwendungen, um Daten nahtlos zwischen ihnen auszutauschen und Aufgaben zu automatisieren.
- Regelbasierte Entscheidungsfindung: Prozessautomatisierung kann Regeln und Entscheidungsbäume verwenden, um automatisierte Entscheidungen auf Grundlage von Daten und Ereignissen zu treffen.
- Überwachung und Berichterstattung: Unternehmen nutzen automatisierte Prozesse, um Daten zu sammeln, zu analysieren und Berichte zu erstellen, die zur Verbesserung der Effizienz und zur Identifizierung von Engpässen verwendet werden.
Die schlau DIGITAL GmbH hat sich auf Prozess-Automatisierung in Büro und Verwaltung spezialisiert. Insbesondere kommen unsere Technologien im Marketing, Vertrieb, Auftragssachbearbeitung, Buchhaltung, Controlling und Management zum Einsatz und sind maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse.
Phasen der Prozessautomatisierung
Die Prozessautomatisierung durchläuft in der Regel mehrere Phasen, um erfolgreich implementiert zu werden. Hier sind die einzelnen Phasen der Prozessautomatisierung:
- Identifikation und Analyse: In dieser Phase werden die Geschäftsprozesse identifiziert, die automatisiert werden sollen. Dies umfasst die Auswahl von Prozessen, die wiederholbar, regelbasiert und zeitaufwändig sind. Es ist wichtig, die Prozesse zu verstehen und zu analysieren, um ihre Effizienzpotenziale zu erkennen.
- Design: In dieser Phase werden die ausgewählten Prozesse neu gestaltet und für die Automatisierung vorbereitet. Dies umfasst die Erstellung von Workflow-Diagrammen, die Definition von Regeln und Entscheidungsbäumen sowie die Festlegung von Schnittstellen für die Integration von Anwendungen und Daten.
- Implementierung: Hier erfolgt die eigentliche Umsetzung der Automatisierung. Es werden die notwendigen Software-Tools, Plattformen und Technologien ausgewählt und eingerichtet. Dies kann die Entwicklung von Skripten, die Konfiguration von RPA-Bots oder die Implementierung von BPM-Software umfassen.
- Test und Validierung: Nach der Implementierung werden die automatisierten Prozesse gründlich getestet, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren. Dies beinhaltet die Überprüfung der Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Leistung der Automatisierungslösung. Fehler und Probleme werden behoben, bevor die Automatisierung in den produktiven Betrieb geht.
- Implementierung in Produktion: Sobald die Automatisierungslösung erfolgreich getestet wurde, wird sie in die produktive Umgebung eingeführt. In dieser Phase wird die Automatisierung in den regulären Geschäftsbetrieb integriert, und menschliche Mitarbeiter beginnen, die automatisierten Prozesse zu nutzen.
- Überwachung und Optimierung: Nach der Implementierung in Produktion ist die kontinuierliche Überwachung und Optimierung der automatisierten Prozesse entscheidend. Dies umfasst die Erfassung von Daten und Leistungskennzahlen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung die gewünschten Ergebnisse erzielt. Anpassungen und Verbesserungen werden vorgenommen, um Engpässe zu beseitigen und die Effizienz weiter zu steigern.
- Skalierung: Bei Bedarf können erfolgreiche Automatisierungslösungen auf andere Geschäftsbereiche oder Prozesse ausgeweitet werden, um den Nutzen in der gesamten Organisation zu maximieren.
- Schulung und Change Management: Es ist wichtig, die Mitarbeiter auf die Automatisierung vorzubereiten und sicherzustellen, dass sie die neuen Prozesse und Tools verstehen und effektiv damit arbeiten können. Schulung und Change Management sind entscheidende Schritte, um die Akzeptanz der Automatisierung in der Organisation sicherzustellen.
Tools für Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung kann in verschiedenen Geschäftsbereichen und Funktionen eingesetzt werden, und es gibt eine Vielzahl von Tools und Plattformen, die dabei hilfreich sind. Populäre Tools aus unterschiedlichen Bereichen der Prozessautomatisierung sind z.B.:
- Robotic Process Automation (RPA):
- UiPath: Eine führende RPA-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, regelbasierte Aufgaben und Prozesse zu automatisieren.
- Automation Anywhere: Eine RPA-Plattform, die das Erstellen und Verwalten von automatisierten Bots erleichtert.
- Blue Prism: Ein weiteres RPA-Tool, das Unternehmen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützt.
- Business Process Management (BPM):
- Appian: Eine BPM-Plattform, die die Modellierung, Automatisierung und Überwachung von Geschäftsprozessen ermöglicht.
- IBM Business Process Manager: Eine BPM-Software von IBM, die Unternehmen bei der Prozessautomatisierung und -optimierung unterstützt. Camunda: Ein Open-Source-BPM-Framework für die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
- Workflow-Automatisierung:
- Microsoft Power Automate: Ein Tool zur Automatisierung von Workflows, das nahtlos mit Microsoft Office 365 und anderen Anwendungen integriert ist.
- Zapier: Ein Online-Automatisierungstool, mit dem Sie Workflows zwischen verschiedenen Apps und Diensten erstellen können.
- make: Eine Plattform für die Workflow-Automatisierung und Prozessoptimierung.
- IT-Operations-Automatisierung:
- Ansible: Ein Open-Source-Automatisierungstool für die Konfigurationsverwaltung, Anwendungsbereitstellung und Aufgabenautomatisierung.
- Puppet: Ein Konfigurationsmanagement-Tool, das die Automatisierung von IT-Infrastrukturprozessen ermöglicht.
- Chef: Ein weiteres Konfigurationsmanagement-Tool für die Automatisierung von IT-Aufgaben und -Prozessen.
- Kundenservice- und Support-Automatisierung:
- Zendesk: Eine Kundensupport-Plattform mit Automatisierungsfunktionen für Ticketing, Chatbots und mehr.
- Freshdesk: Eine Customer-Service-Software, die Automatisierung zur Verbesserung des Supportprozesses bietet.
- Salesforce Service
- Marketing-Automatisierung:
- HubSpot: Eine Marketing-Automatisierungsplattform, die E-Mail-Marketing, Lead-Management und Analytik bietet.
- ActiveCampaign: Eine Marketingautomatisierungssoftware, die Unternehmen bei der Lead-Generierung und Kampagnenautomatisierung unterstützt.
- Pardot: Eine Marketingautomatisierungsplattform von Salesforce, die B2B-Marketingprozesse automatisiert.