Weniger Aktenberge.
Mehr Zeit für Mandanten.

Ja — aber nur für Aufgaben ohne Mandantenbezug. Das ist die kurze Antwort, und sie ist wichtiger, als sie klingt.

ChatGPT, Claude und Gemini verarbeiten deine Eingaben in der kostenlosen und in der Standard-Bezahlversion auf Servern der Anbieter — in der Regel außerhalb der EU. Für allgemeine Rechtsprechungs-Recherche ist das meist unkritisch. Für alles mit Mandantenbezug gilt zusätzlich zur DSGVO die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO und § 203 StGB — ein Verstoß ist strafbewehrt.

Was du mit Standard-ChatGPT bedenkenlos machen kannst:

• Allgemeine Rechtsprechung und Fachliteratur recherchieren
• Interne Vorlagen und Textbausteine erstellen
• Fortbildungsinhalte zusammenfassen
• Stellenanzeigen, interne Kommunikation, Organisatorisches

Was dort nichts verloren hat: alles mit Namen, Akteninhalten oder Mandats-Details — auch nicht "nur kurz zum Umformulieren". Für diese Aufgaben ist eine lokale KI-Lösung der richtige Weg.

Ja — die DSGVO verbietet KI nicht. Sie stellt Anforderungen an die Art der Verarbeitung, und die lassen sich erfüllen. Bei Anwälten kommt zusätzlich die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht obendrauf, die strenger ist als reine DSGVO-Vorgaben — die BRAK hat dazu Ende 2024 einen eigenen Leitfaden veröffentlicht.

Daraus ergeben sich drei Wege, KI rechts- und berufsrechtskonform einzusetzen:

• Ohne Mandantendaten: Standard-Tools für allgemeine Recherche und Organisation — sofort möglich
• Lokal: Ein Sprachmodell läuft auf eigener Hardware in der Kanzlei; Mandantendaten verlassen das Haus nie — der sauberste Weg für Aktenarbeit
• Vertraglich abgesichert: Enterprise-Angebote mit Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Verarbeitung — prüfenswert, aber die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht bleibt die höhere Hürde

Verantwortlich bleibt in jedem Fall der Berufsträger. Deshalb gehört die Frage "Welche Daten fließen wohin?" an den Anfang jedes KI-Projekts — nicht ans Ende.

Für die Vertragsprüfung braucht es ein Sprachmodell, das lange Dokumente vollständig erfassen und strukturiert nach Auffälligkeiten durchsuchen kann — Fristen, ungewöhnliche Klauseln, fehlende Standardregelungen.

Da Verträge fast immer Mandantendaten enthalten, scheiden Standard-Cloud-Tools für die konkrete Prüfung aus. Die Anforderungen an eine geeignete Lösung:

• Verarbeitung lokal in der Kanzlei oder auf einem eigenen Server — Daten verlassen die eigene Infrastruktur nicht
• Zuverlässige Texterfassung auch bei gescannten oder unsauber formatierten Dokumenten
• Markierung auffälliger Stellen statt einer reinen Zusammenfassung — du sollst gezielt nachlesen können
• Klarer Prüfschritt — die KI liefert Hinweise, die rechtliche Würdigung bleibt bei dir

Moderne offene Sprachmodelle sind für diese Aufgabe längst gut genug und laufen auf Hardware, die in ein Kanzlei-Budget passt. Welche Konfiguration für eure Kanzleigröße sinnvoll ist, klären wir im DIGITAL-Check.

Nein — und das sollte sie auch nicht. Deine Kanzleisoftware bleibt das führende System: Sie verwaltet Akten, Fristen, Abrechnung und ist an die berufsrechtlichen Anforderungen angepasst.

KI setzt daneben an — bei den Aufgaben, für die eure Kanzleisoftware nie gebaut wurde:

• Freitexte formulieren: Schriftsätze, Mandantenschreiben, Zusammenfassungen
• Lange Dokumente durchsuchen und auffällige Stellen markieren
• Wissen auffindbar machen: Präzedenzfälle, Mandanten-Besonderheiten, Zuständigkeiten

Die richtige Frage ist also nicht "Kanzleisoftware oder KI?", sondern: Wie bekommen die Texte, die heute mühsam von Hand entstehen, eine KI-Vorstufe — während die Kanzleisoftware das System der Wahrheit bleibt?

Lokale KI bedeutet: Das Sprachmodell läuft auf eigener Hardware — einem Rechner oder Server in eurer Kanzlei — statt in der Cloud eines Anbieters. Eure Eingaben verlassen das Haus nicht, es gibt keine Übertragung an Dritte und keine Abhängigkeit von einem US-Dienst.

Möglich machen das offene Sprachmodelle (Open-Weight-Modelle), die frei verfügbar sind und sich auf normaler Workstation-Hardware betreiben lassen. Die Qualität dieser Modelle hat in den letzten zwei Jahren enorm zugelegt — für Texte, Zusammenfassungen und Dokumentenanalyse sind sie im Kanzleialltag voll einsatzfähig.

So sieht der Betrieb konkret aus:

• Ein kompakter Server oder eine leistungsfähige Workstation steht in der Kanzlei
• Darauf läuft das Sprachmodell plus eine einfache Oberfläche fürs Team
• Optional angebunden: euer Company Brain mit dem Kanzleiwissen
• Updates und Wartung laufen geplant — nicht als Überraschung

Der Effekt: volle KI-Unterstützung, volle Datenhoheit. Genau das meint meine Säule Digitale Unabhängigkeit.

Die ehrliche Antwort: Es hängt vom Umfang ab — und jede Pauschalzahl ohne Blick auf eure Kanzlei wäre unseriös.

Die Kosten setzen sich aus drei Blöcken zusammen:

• Einstieg ohne Mandantendaten: praktisch kostenlos bis wenige Euro im Monat — Standard-Tools reichen für allgemeine Recherche und Organisation
• Lokale Hardware: einmalige Anschaffung eines geeigneten Rechners oder Servers; die Preisklasse hängt davon ab, wie viele Arbeitsplätze gleichzeitig damit arbeiten sollen
• Einrichtung und Begleitung: Modell-Auswahl, Anbindung an eure Abläufe, Team-Einführung

Damit ihr nicht ins Blaue investiert, beginnt bei mir jedes Projekt mit dem DIGITAL-Check: Der zeigt euch in zwei Wochen, welche Maßnahmen sich für eure Kanzlei wirklich rechnen — inklusive Festpreis für den ersten Umsetzungsschritt.

Die Grenze verläuft klar: KI darf vorbereiten — sie darf nicht entscheiden oder rechtlich würdigen.

Gut geeignet ist KI für alles, was danach durch deine Hände geht: Rechercheergebnisse, Schriftsatzentwürfe, markierte Vertragsstellen, Zusammenfassungen. Du bleibst die prüfende und entscheidende Instanz.

Nicht geeignet — und berufsrechtlich riskant — ist alles, was in Richtung eigenständiger Rechtsberatung geht:

• Rechtliche Bewertungen eigenständig an Mandanten weitergeben, ohne Prüfung
• Schriftsätze ungeprüft einreichen — KI kann Normen oder Fundstellen erfinden ("Halluzinationen")
• Fristen automatisch final setzen, ohne menschliche Kontrolle

Die Verantwortung für jede rechtliche Aussage bleibt beim Berufsträger — daran ändert auch die beste KI-Unterstützung nichts.

Als Faustregel: Alles, was einem konkreten Mandat zuordenbar ist. Konkret heißt das:

• Namen, Adressen und Kontaktdaten von Mandanten
• Akteninhalte, Schriftsätze, Beweismittel
• Vertragsentwürfe mit konkreten Vertragsparteien
• Interne Einschätzungen zur Erfolgsaussicht eines Mandats

Vorsicht auch bei vermeintlicher Anonymisierung: Eine ungewöhnliche Fallkonstellation kann trotz entferntem Namen re-identifizierbar sein. Echte Anonymisierung ist schwieriger, als sie aussieht.

Unkritisch sind dagegen Inhalte ohne Mandantenbezug: allgemeine Rechtsprechungs-Recherche, Vorlagen, Fortbildungsmaterial. Und für alles andere gilt: lokal verarbeiten, dann stellt sich die Frage gar nicht erst.

Differenzierte Antwort: Microsoft 365 Copilot ist vertraglich besser aufgestellt als Consumer-Tools — es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Microsoft bietet EU-Datenverarbeitung an. Für Verwaltungsaufgaben ohne Mandantenbezug ist Copilot damit nach Prüfung grundsätzlich einsetzbar.

Für Mandantendaten bleibe ich trotzdem skeptisch, aus zwei Gründen:

• Datenfluss: Auch mit EU-Verarbeitung bleibt es eine Cloud-Verarbeitung durch einen US-Konzern — die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht ist strenger als das, was ein Standard-AVV abdeckt
• Zugriffsrechte: Copilot sieht alles, was der angemeldete Nutzer sieht. Wenn eure Aktenablage historisch gewachsen ist, kann Copilot Mandantendaten zutage fördern, die nie für alle gedacht waren — das Rechtekonzept muss vorher sauber sein

Mein Rat: Copilot für Office-Aufgaben ohne Mandantenbezug nach Absprache mit eurem Datenschutzbeauftragten — und für alles mit Mandantendaten die lokale Lösung.

Der KI-Einsatz allein löst keine neue Pflicht aus — aber er macht die bestehenden Regeln relevanter.

Zur Einordnung: Ein Datenschutzbeauftragter ist nach deutschem Recht unter anderem dann Pflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigt sind. Viele Kanzleien liegen darunter. Größere Berufsausübungsgesellschaften können das anders bewerten müssen.

Unabhängig von der Bestellpflicht gilt beim KI-Einsatz mit Mandantendaten:

• Das Verarbeitungsverzeichnis muss den neuen Prozess abbilden
• Bei risikoreichen Verarbeitungen kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig sein
• Das Team braucht klare Regeln, welche Tools wofür erlaubt sind

Mein pragmatischer Rat: Wenn ihr einen Datenschutzbeauftragten habt, holt ihn früh dazu. Wenn nicht, lasst die Einführung einmal sauber begleiten — das ist deutlich günstiger als eine spätere Korrektur. Die verbindliche rechtliche Bewertung eures Einzelfalls gehört zu einem Datenschutz-Profi, nicht auf eine Webseite.