Eine Kundenanfrage kommt rein. Du kopierst sie in ChatGPT und bekommst eine richtig gute Antwort zurück, freundlich, sauber formuliert, kein Tippfehler. Dann kopierst du die Antwort wieder raus. Nebenbei machst du die Preisliste auf, schaust in den Kalender, tippst die Zahlen ins Angebot und schickst es ab. Die KI hat dir geholfen. Gearbeitet hast trotzdem du.
Ich höre oft den Satz: So richtig Zeit spart mir die KI nicht. Gleichzeitig ist „KI-Agent“ gerade eines der meistbenutzten Wörter der Branche, und erklärt wird es erstaunlich selten. Was ist ein KI-Agent eigentlich? Und was hätte er mit dieser Anfrage anders gemacht?
- Warum du der Kurier deiner eigenen KI bist
- Die feste Regel hält bis zur zweiten Mail
- Was ist ein KI-Agent? Ein Beispiel aus der Druckerei
- Was ein Agent darf und wo er danebenliegt
- Was du jetzt tun kannst
Warum du der Kurier deiner eigenen KI bist
Wenn ich mir solche Abläufe genauer anschaue, liegt es fast nie an der Antwort. Die ist meistens gut. Manchmal sogar besser, als ich sie selbst geschrieben hätte, und das gebe ich nicht besonders gern zu.
Naheliegend wäre, am Prompt zu schrauben. Noch genauer beschreiben, noch ein Beispiel dazu, vielleicht die Preisliste gleich mit reinkopieren. Das macht die Antwort tatsächlich besser. An der Arbeit danach ändert es aber wenig. Kopieren, nachschauen, eintippen, abschicken: Das bleibt alles bei dir.
Schau dir mal an, was so ein Chat überhaupt kann. Er kann reden. Er kommt aber nicht in dein Postfach, nicht in deine Preisliste und nicht in deinen Kalender. Er hat keine Hände, sag ich mal. Also trägst du alles hin und her, vom Chat ins Angebot, vom Kalender zurück in den Chat. Ehrlich gesagt bist du dabei so eine Art Kurierdienst für deine eigene KI. Mit dem kleinen Schönheitsfehler, dass dir keiner Trinkgeld gibt.
Dafür ist ein Chat allerdings auch gebaut. Er beantwortet Fragen, und das macht er gut. Für alles, was danach kommt, fehlt ihm schlicht der Zugang.
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Wer das Hin- und Hertragen leid ist, landet meistens bei der klassischen Automatisierung. Die Regel klingt sauber: Kommt eine Mail mit dem Wort „Anfrage“, geht Vorlage drei raus. Das läuft auch.
Bis die erste Anfrage kommt, die nicht ins Schema passt. Nach meiner Erfahrung ist das ungefähr die zweite. Einer fragt nach einem Sonderformat. Der Nächste schreibt „Angebot“ statt „Anfrage“, und die Regel schaut einfach weg. Ein Dritter hängt die Infos als PDF an, und Vorlage drei antwortet trotzdem fröhlich auf eine Mail, die sie gar nicht verstanden hat.
Da stimmt doch irgendwas nicht. Die Regel macht ja genau, was man ihr gesagt hat. Ist sie also zu ungenau? Dann baut man eben Regel vier, fünf und sechs dazu, für das Sonderformat, für das falsche Wort, für das PDF. Irgendwann ist die Liste der Ausnahmen dann länger als die Regel selbst, und gepflegt wird sie von dem einen Kollegen, der noch weiß, warum es Regel fünf gibt.
Je länger man draufschaut, desto klarer wird, wo der Haken sitzt. Eine Regel beschreibt einen Weg. Was du eigentlich willst, ist aber ein Ziel: Aus dieser Anfrage soll ein Angebot werden. Und der Weg dahin sieht bei jeder Mail ein bisschen anders aus.
Für Abläufe, die wirklich jedes Mal gleich aussehen, ist so eine feste Regel übrigens völlig in Ordnung. Kundenanfragen gehören nur selten dazu. Kunden halten sich erfahrungsgemäß nicht an Vorlagen.
Was ist ein KI-Agent? Ein Beispiel aus der Druckerei
Nehmen wir mal eine Druckerei. Ausgedacht, aber so ähnlich läuft das in fast jeder Branche. Montagmorgen kommt eine Mail: fünfhundert Flyer, A5, beidseitig, bis Donnerstag. Was kostet das?
Im Chat würdest du jetzt wieder den Kurier spielen. Stell dir stattdessen eine KI vor, die genau dieses Ziel bekommt: Mach aus der Anfrage ein Angebot. Sie liest die Mail. Sie sucht den Preis in der Preisliste. Sie schaut im Maschinenplan, ob Donnerstag noch klappt. Dann schreibt sie einen Angebotsentwurf und legt ihn dir hin, mit einer einzigen Frage: Passt das so?
Du schaust kurz drüber und klickst auf Senden.
Klingt erst mal nach einer etwas schlaueren Automatisierung. Ganz stimmt das aber nicht. Keine Regel hat ihr vorgegeben, wo sie nachschauen soll. Sie hat selbst geplant, welche Schritte nötig sind, hat auf deine Programme zugegriffen und am Ende geprüft, ob das Ergebnis zusammenpasst. Hätte der Kunde „Angebot“ statt „Anfrage“ geschrieben, wäre ihr das ziemlich egal gewesen.
Ein Ziel bekommen und die Schritte dahin selbst erledigen: Das ist, ganz unspektakulär, das, was ich unter einem KI-Agenten verstehe. Der Name klingt ein bisschen nach Geheimdienst. In Wirklichkeit ist es eher der gründliche Kollege aus dem Innendienst, der nie fragt, wo der Kalender liegt.
Müde wird er übrigens auch nicht. Kommt abends um halb sieben noch eine Anfrage rein, liegt am nächsten Morgen der Entwurf schon fertig da. Kaffee kocht er allerdings nicht, da musst du weiterhin selbst ran.
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Welcher Ablauf wäre bei dir der erste für einen KI-Agenten?
Zum KI-Orientierungs-Call →Was ein Agent darf und wo er danebenliegt
Vielleicht denkst du gerade: Eine KI, die selbst in meinem Postfach unterwegs ist und in meiner Preisliste blättert? Lieber nicht. Die Sorge ist berechtigt, und ich würde sie nicht wegwischen.
Da muss man nochmal differenzieren. Ein Agent darf nur das, was du ihm erlaubst. Bei mir darf er viel lesen, verschicken aber erst nach Freigabe. Im Druckerei-Beispiel heißt das: Preisliste aufmachen, Maschinenplan prüfen, Entwurf schreiben, alles in Ordnung. Auf Senden klickst du. Die Kontrolle gibst du also nicht ab, du legst sie nur an eine andere Stelle.
Fairerweise gibt es eine zweite Grenze, und die finde ich ehrlich gesagt wichtiger als die erste. Stell dir vor, in der Preisliste der Druckerei stehen noch die Preise von 2019. Der Agent merkt das nicht. Er liest die Zahl, rechnet sauber, prüft, ob alles zusammenpasst, und legt dir ein ordentliches Angebot hin. Ohne Zögern, ohne Rückfrage. Sehr zuverlässig also.
Zuverlässig falsch.
Ein Agent ist nur so gut wie das, was er über deinen Betrieb weiß. Bei Kunden fange ich deshalb gar nicht mit dem Agenten an. Zuerst kommt die Frage, wo das Wissen liegt und wie aktuell es ist. Das klingt deutlich weniger aufregend als eine KI, die selbst Angebote schreibt, ich weiß. Erspart dir aber den Kunden, der sich still über den Preis von 2019 freut.
Was du jetzt tun kannst
Nimm dir eine einzige Sache vor. Welche Anfrage landet bei dir jede Woche in ähnlicher Form auf dem Tisch? Nimm genau die und zähl beim nächsten Mal mit, durch wie viele Programme du dich klickst, bis sie erledigt ist. Postfach, Preisliste, Kalender, Angebotsprogramm, vielleicht noch eine Excel-Tabelle von früher. Je länger die Liste wird, desto eher lohnt sich der Blick auf einen Agenten.
Dann schau dir an, was er dafür wissen müsste. Wo liegt die Preisliste, und wann hat sie zuletzt jemand angefasst? Steht der Kalender oder der Maschinenplan irgendwo, wo man drankommt, oder nur im Kopf eines Kollegen? Das ist der unbequemere Teil. Meistens auch der wichtigere.
Leg außerdem vorher fest, was er darf. Lesen ja, Entwürfe schreiben ja, verschicken erst nach deinem Okay. Diese Grenze kannst du später immer noch verschieben. Andersherum ist es deutlich unangenehmer.
Bei schlau DIGITAL bauen wir Agenten genau in dieser Reihenfolge. Im DIGITAL-Check machen wir uns zuerst ein genaues Bild von deinem Unternehmen. Danach füllen wir dein Company Brain, also das Gedächtnis deines Betriebs, mit dem echten Wissen aus deinem Betrieb und von deinen Mitarbeitern. Erst darauf setzen wir die Agenten. Was hinter dem Begriff steckt, habe ich in meinem Leitfaden Was ist ein Company Brain aufgeschrieben. Und wie unterschiedlich sich Sprachmodelle schlagen, wenn sie als Agent echte Aufgaben aus dem Betriebsalltag erledigen sollen, habe ich in einem Test mit sechs Sprachmodellen ausprobiert.
Ich habe das Thema auch in einem Video erklärt: Was ist eigentlich ein KI-Agent? Und warum dein Chat keiner ist.
Wenn du das Fundament lieber selbst legen willst, bevor der erste Agent darauf arbeitet: In der KI-Mitarbeiter-Werkstatt baust du in vier Wochen dein Company Brain und darauf deine ersten drei KI-Mitarbeiter selbst auf.
Selbst bauen
Erst das Wissen, dann die Agenten: dein KI-Team in vier Wochen
Zur KI-Mitarbeiter-Werkstatt →Ein Chat sagt dir, was zu tun ist. Ein Agent tut es. Und du entscheidest, was er darf.