Weniger Beleg-Chaos.
Mehr Zeit für Beratung.

Ja — aber nur für Aufgaben ohne Mandantenbezug. Das ist die kurze Antwort, und sie ist wichtiger, als sie klingt.

ChatGPT, Claude und Gemini verarbeiten deine Eingaben in der kostenlosen und in der Standard-Bezahlversion auf Servern der Anbieter — in der Regel außerhalb der EU. Für allgemeine Texte ist das unkritisch. Für Mandantendaten ist es das nicht: Als Steuerberater unterliegst du der Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG und dem Steuergeheimnis nach § 30 AO — beides gilt unabhängig von der DSGVO zusätzlich.

Was du mit Standard-ChatGPT bedenkenlos machen kannst:

• Interne Vorlagen, Textbausteine und Checklisten erstellen
• Fortbildungsinhalte zusammenfassen
• Allgemeine Mandanteninformationen formulieren (ohne Namensbezug)
• Stellenanzeigen, interne Kommunikation, Organisatorisches

Was dort nichts verloren hat: alles mit Namen, Kontoauszügen, Gehaltsdaten oder Jahresabschlüssen — auch nicht "nur kurz zum Umformulieren". Für diese Aufgaben ist eine lokale KI-Lösung der richtige Weg.

Ja — die DSGVO verbietet KI nicht. Sie stellt Anforderungen an die Art der Verarbeitung, und die lassen sich erfüllen. Bei Steuerberatern kommt zusätzlich das Steuergeheimnis (§ 30 AO) und die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht (§ 57 StBerG) obendrauf — strenger als reine DSGVO-Anforderungen.

Daraus ergeben sich drei Wege, KI datenschutz- und berufsrechtskonform einzusetzen:

• Ohne Mandantendaten: Standard-Tools für alles Organisatorische — sofort möglich
• Lokal: Ein Sprachmodell läuft auf eigener Hardware in der Kanzlei; Mandantendaten verlassen das Haus nie — der sauberste Weg für Belegverarbeitung
• Vertraglich abgesichert: Enterprise-Angebote mit Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Verarbeitung — prüfenswert, aber die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht bleibt die höhere Hürde

Verantwortlich bleibt in jedem Fall der Berufsträger selbst. Deshalb gehört die Frage "Welche Daten fließen wohin?" an den Anfang jedes KI-Projekts — nicht ans Ende.

Für die Belegerfassung braucht es zwei Bausteine: eine Texterkennung (OCR), die Belege zuverlässig ausliest, und ein Sprachmodell, das daraus Buchungsvorschläge mit Konto, Betrag und Kategorie erstellt.

Da Belege zwangsläufig Mandantendaten enthalten, scheiden Standard-Cloud-Tools aus. Die Anforderungen an eine geeignete Lösung:

• Verarbeitung lokal in der Kanzlei oder auf einem eigenen Server — Daten verlassen die eigene Infrastruktur nicht
• Anlernen anhand eures bisherigen Kontenrahmens, damit Buchungsvorschläge passen
• Anbindung an den Arbeitsablauf: Beleg rein, Buchungsvorschlag raus, Freigabe durch dich
• Klarer Prüfschritt — nichts wird ungeprüft verbucht

Moderne offene Sprachmodelle sind für diese Aufgabe längst gut genug und laufen auf Hardware, die in ein Kanzlei-Budget passt. Welche Konfiguration für eure Kanzleigröße sinnvoll ist, klären wir im DIGITAL-Check.

Nein — und das sollte sie auch nicht. DATEV (oder eine vergleichbare Kanzleisoftware) bleibt das führende System: Es kennt die Buchungslogik, ist GoBD-konform, spricht mit dem Finanzamt und ist für genau diese Aufgaben zugelassen und etabliert.

KI setzt daneben an — bei den Aufgaben, für die eure Kanzleisoftware nie gebaut wurde:

• Freitexte formulieren: Mandantenschreiben, Erklärungen, Zusammenfassungen
• Belege vorlesen und Buchungsvorschläge vorbereiten
• Wissen auffindbar machen: Abläufe, Mandanten-Besonderheiten, Zuständigkeiten

Die richtige Frage ist also nicht "DATEV oder KI?", sondern: Wie bekommen die Aufgaben, die heute mühsam von Hand entstehen, eine KI-Vorstufe — während DATEV das System der Wahrheit bleibt? In vielen Fällen lässt sich das Ergebnis der KI einfach per Schnittstelle oder Copy & Paste übernehmen.

Lokale KI bedeutet: Das Sprachmodell läuft auf eigener Hardware — einem Rechner oder Server in eurer Kanzlei — statt in der Cloud eines Anbieters. Eure Eingaben verlassen das Haus nicht, es gibt keine Übertragung an Dritte und keine Abhängigkeit von einem US-Dienst.

Möglich machen das offene Sprachmodelle (Open-Weight-Modelle), die frei verfügbar sind und sich auf normaler Workstation-Hardware betreiben lassen. Die Qualität dieser Modelle hat in den letzten zwei Jahren enorm zugelegt — für Texte, Zusammenfassungen und strukturierte Dokumente sind sie im Kanzleialltag voll einsatzfähig.

So sieht der Betrieb konkret aus:

• Ein kompakter Server oder eine leistungsfähige Workstation steht in der Kanzlei
• Darauf läuft das Sprachmodell plus eine einfache Oberfläche fürs Team
• Optional angebunden: euer Company Brain mit dem Kanzleiwissen
• Updates und Wartung laufen geplant — nicht als Überraschung

Der Effekt: volle KI-Unterstützung, volle Datenhoheit. Genau das meint meine Säule Digitale Unabhängigkeit.

Die ehrliche Antwort: Es hängt vom Umfang ab — und jede Pauschalzahl ohne Blick auf eure Kanzlei wäre unseriös.

Die Kosten setzen sich aus drei Blöcken zusammen:

• Einstieg ohne Mandantendaten: praktisch kostenlos bis wenige Euro im Monat — Standard-Tools reichen für Vorlagen, Fortbildung und Organisation
• Lokale Hardware: einmalige Anschaffung eines geeigneten Rechners oder Servers; die Preisklasse hängt davon ab, wie viele Arbeitsplätze gleichzeitig damit arbeiten sollen
• Einrichtung und Begleitung: Modell-Auswahl, Anbindung an eure Abläufe, Team-Einführung

Damit ihr nicht ins Blaue investiert, beginnt bei mir jedes Projekt mit dem DIGITAL-Check: Der zeigt euch in zwei Wochen, welche Maßnahmen sich für eure Kanzlei wirklich rechnen — inklusive Festpreis für den ersten Umsetzungsschritt. So wisst ihr vor der Entscheidung, was auf euch zukommt.

Die Grenze verläuft klar: KI darf vorbereiten — sie darf nicht entscheiden.

Gut geeignet ist KI für alles, was danach durch eure Hände geht: Buchungsvorschläge, Zusammenfassungen, Textbausteine, verständliche Erklärungen, Organisationsaufgaben. Ihr bleibt die prüfende Instanz, die KI liefert den Rohbau.

Nicht geeignet — und teils berufsrechtlich heikel — ist alles, was in Richtung steuerlicher Beratung oder verbindlicher Auskunft geht:

• Steuerliche Gestaltungsberatung eigenständig erteilen
• Eigenständig mit Mandanten kommunizieren, ohne dass jemand gegengelesen hat
• Buchungen automatisch final verbuchen — Vorschläge ja, Blindübernahme nein

Die Unterschrift und Verantwortung bleiben beim Berufsträger — daran ändert auch die beste KI-Unterstützung nichts.

Als Faustregel: Alles, was sich einem Mandanten zuordnen lässt und seine wirtschaftlichen oder persönlichen Verhältnisse betrifft. Konkret heißt das:

• Namen, Steuer-IDs, Kontoverbindungen von Mandanten
• Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse
• Steuerbescheide, Betriebsprüfungsunterlagen, Schriftverkehr mit dem Finanzamt
• Belege und Dokumente mit erkennbaren Mandantendaten

Vorsicht auch bei vermeintlicher Anonymisierung: Eine ungewöhnliche Firmenkonstellation mit Branche, Umsatzgröße und Region kann trotz entferntem Namen re-identifizierbar sein. Echte Anonymisierung ist schwieriger, als sie aussieht.

Unkritisch sind dagegen Inhalte ohne Mandantenbezug: Vorlagen, allgemeine Erklärtexte, Fortbildungsmaterial, Organisatorisches. Und für alles andere gilt: lokal verarbeiten, dann stellt sich die Frage gar nicht erst.

Differenzierte Antwort: Microsoft 365 Copilot ist vertraglich besser aufgestellt als Consumer-Tools — es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Microsoft bietet EU-Datenverarbeitung an. Für Verwaltungsaufgaben ohne Mandantenbezug ist Copilot damit nach Prüfung grundsätzlich einsetzbar.

Für Mandantendaten bleibe ich trotzdem skeptisch, aus zwei Gründen:

• Datenfluss: Auch mit EU-Verarbeitung bleibt es eine Cloud-Verarbeitung besonders sensibler Daten durch einen US-Konzern — und die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht ist strenger als das, was ein Standard-AVV abdeckt
• Zugriffsrechte: Copilot sieht alles, was der angemeldete Nutzer sieht. Wenn eure Dateiablage historisch gewachsen ist, kann Copilot Mandantendaten zutage fördern, die nie für alle gedacht waren — das Rechtekonzept muss vorher sauber sein

Mein Rat: Copilot für Office-Aufgaben ohne Mandantenbezug nach Absprache mit eurem Datenschutzbeauftragten — und für alles mit Mandantendaten die lokale Lösung.

Der KI-Einsatz allein löst keine neue Pflicht aus — aber er macht die bestehenden Regeln relevanter.

Zur Einordnung: Ein Datenschutzbeauftragter ist nach deutschem Recht unter anderem dann Pflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigt sind. Viele Kanzleien liegen darunter. Größere Berufsausübungsgesellschaften können das anders bewerten müssen.

Unabhängig von der Bestellpflicht gilt beim KI-Einsatz mit Mandantendaten:

• Das Verarbeitungsverzeichnis muss den neuen Prozess abbilden
• Bei risikoreichen Verarbeitungen kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig sein
• Das Team braucht klare Regeln, welche Tools wofür erlaubt sind

Mein pragmatischer Rat: Wenn ihr einen Datenschutzbeauftragten habt, holt ihn früh dazu. Wenn nicht, lasst die Einführung einmal sauber begleiten — das ist deutlich günstiger als eine spätere Korrektur. Die verbindliche rechtliche Bewertung eures Einzelfalls gehört zu einem Datenschutz-Profi, nicht auf eine Webseite.