Wo liegen deine Daten bei KI? Was der Serverstandort wirklich klärt

Nehmen wir Heike aus der Buchhaltung. Sie soll eine Zahlungserinnerung schreiben, und so richtig Lust hat sie darauf nicht. Also kopiert sie die offenen Rechnungen, mit Namen und Beträgen, in ihren privaten ChatGPT-Zugang. Zwei Minuten später ist die Mail fertig. Und richtig gut. Höflich, klar und ohne den leicht beleidigten Unterton, den solche Mails sonst gern haben.

Frag mal in deinem Betrieb, wo die Rechnungsdaten jetzt liegen. Meistens wird es dann ziemlich ruhig. Die Frage „Wo liegen meine Daten bei KI?“ stellt sich kaum jemand, bevor er auf Enter drückt. Ob das schlimm ist, hängt an Dingen, die Heike von ihrem Bildschirm aus gar nicht sehen kann.

• Was mit deiner Eingabe passiert
• Geschäftstarif gebucht, also alles sicher?
• Warum nicht einfach verbieten?
• Vier Fragen statt einer
• Was du jetzt tun kannst

Was mit deiner Eingabe passiert

Wo landet so eine Rechnungsliste, wenn Heike auf Enter drückt? Gefühlt nirgends. Das Fenster ist ja im eigenen Browser, auf dem eigenen Rechner, im eigenen Büro. Fühlt sich an wie ein Word-Dokument, das man gleich wieder schließt.

Ist es aber nicht. Was du in ein Chatfenster tippst, landet auf den Servern des Anbieters und wird dort gespeichert. Einen festen Speicherort in Europa gibt es bei ChatGPT nur in bestimmten Geschäftstarifen. Heikes privater Zugang gehört nicht dazu.

Bei den privaten Tarifen kommt noch etwas dazu. Dort dürfen die Chats standardmäßig zum Training der KI genutzt werden. Abschalten kannst du das in den Einstellungen unter Datenkontrollen. Der Schalter heißt „Das Modell für alle verbessern“. Das klingt so freundlich, dass man sich beim Abschalten fast ein bisschen schäbig fühlt.

Bei anderen Anbietern sieht es ähnlich aus, nur mit anderen Namen. Bei Claude wirst du im privaten Tarif gefragt, ob deine Chats zum Training genutzt werden dürfen. Stimmst du zu, werden sie fünf Jahre aufbewahrt, sonst 30 Tage. Bei Gemini heißt die Einstellung „Gemini-Apps-Aktivitäten“, und dort ist auch eine Prüfung durch Menschen möglich.

Heike hat davon nichts bewusst angeklickt. Sie wollte eine Mail schreiben, kein Kleingedrucktes lesen. Und ich glaube, so geht es den meisten, die im Betrieb mit dem eigenen Zugang arbeiten. Böse Absicht steckt da selten dahinter. Eher ein Werkzeug, das so gut funktioniert, dass keiner mehr fragt, wohin die Daten dabei wandern.

Geschäftstarif gebucht, also alles sicher?

Der naheliegende nächste Schritt: Alle bekommen einen Geschäftstarif. Dort sagen die großen Anbieter klar, dass mit deinen Eingaben nicht trainiert wird und die Daten deinem Unternehmen gehören. Bei ChatGPT lässt sich für neue Enterprise- und Edu-Workspaces und für API-Projekte sogar einstellen, dass die Daten in Europa gespeichert werden.

Klingt erst mal nach Haken dran. Und ein echter Fortschritt ist es auch, gerade gegenüber Heikes Privatzugang. Nur, schau mal, wo die Daten danach liegen. Immer noch beim Anbieter. Auf seinem Server, in seinem System, nach seinen Regeln. Der Serverstandort in Europa sagt dir, in welchem Land der Rechner steht. Mehr eigentlich nicht.

Dazu kommt ein US-Gesetz, der CLOUD Act aus dem Jahr 2018. Er kann amerikanische Anbieter verpflichten, Daten herauszugeben, die sie besitzen oder kontrollieren. Egal, wo der Server steht. Was das konkret bedeutet und was passiert, wenn ein Anbieter von heute auf morgen ausfällt, habe ich in einem eigenen Artikel aufgeschrieben: Was passiert mit deinem Betrieb, wenn dein KI-Anbieter ausfällt?

Mich hat an der ganzen Diskussion etwas anderes stutzig gemacht. Wenn es um KI und Datenschutz im Unternehmen geht, fällt meistens zuerst ein Wort: Serverstandort. Als wäre das die eine Frage, mit der alles geklärt ist. Ich glaube, das ist nur eine von mehreren. Vielleicht nicht mal die wichtigste.

Warum nicht einfach verbieten?

„Bei uns ist KI verboten.“ Fairerweise muss man sagen: Nach Trainingsschalter und CLOUD Act klingt das erst mal nach der vernünftigsten Antwort. Keine Eingabe, kein Risiko. Und wer so entscheidet, nimmt seine Verantwortung für die Kundendaten ernst.

Nur, was passiert am nächsten Morgen? Die Zahlungserinnerung muss trotzdem raus. Die Kunden zahlen ja nicht pünktlicher, weil im Betrieb gerade eine neue Regel gilt. Heike weiß inzwischen, wie schnell das mit der KI ging. Also landet die Liste eben übers private Handy in der KI. Diesmal, ohne dass es irgendwer mitbekommt.

Da stimmt doch irgendwas nicht. Das Verbot sollte für Überblick sorgen, und am Ende weißt du weniger als vorher. Die Nutzung ist nicht weg. Sie ist nur dorthin gewandert, wo du sie nicht mehr siehst. Statt eines Zugangs, den der Betrieb kennt, gibt es jetzt einen, den keiner kennt. Das hat sich der Datenschutzbeauftragte vermutlich anders vorgestellt.

Eine klare Grenze hat trotzdem ihren Platz. Für einzelne Daten, die wirklich nirgends hingehören, ist sie richtig. Und wer KI nur für Texte nutzt, in denen keine Kunden- und Firmendaten stecken, für den ist die ganze Frage deutlich kleiner. Heikel wird es bei allem, was Namen, Beträge und Interna enthält. Also bei ziemlich genau dem, wofür KI im Arbeitsalltag am nützlichsten ist.

Vier Fragen statt einer

Zurück zu Heike. Die Frage „Darf sie KI benutzen?“ führt offenbar nicht weit. Mit Ja landet die Liste beim Anbieter, mit Nein auf dem Handy. Ich habe mich gefragt, ob wir an der Stelle überhaupt die richtige Frage stellen.

Was, wenn man sie umdreht und fragt, wo euer Wissen liegen soll, wenn sie es tut? Dann zerfällt die Sache plötzlich in Teile, die man beantworten kann. In welchem Land und auf wessen Server liegt es? Wer kommt dran, und wer ausdrücklich nicht? Kannst du es mitnehmen, wenn du den Anbieter wechselst? Und wer hält es aktuell, damit die KI nicht mit der Preisliste vom letzten Jahr antwortet?

Mit einem Gratis-Zugang beantwortest du keine dieser vier Fragen selbst. Mit einem Geschäftstarif wird es besser, nur stehen die Antworten dann im Vertrag des Anbieters und nicht bei dir. Der Serverstandort, über den alle reden, ist von den vier gerade mal die erste.

Für den Ort, an dem das Wissen deines Betriebs da liegt, wo du es festlegst, sage ich Company Brain. Den Namen hat kein Werbetexter erfunden, das merkt man vermutlich. Praktisch kann das zum Beispiel euer eigener Server sein, auf dem das Firmenwissen liegt, und dazu ein KI-Modell aus einem deutschen Rechenzentrum.

Heike fragt dann dort. Die KI kennt die offenen Posten und weiß, welcher Kunde sonst pünktlich zahlt. Die Erinnerung ist genauso schnell fertig. Nur liegt die Kundenliste danach in keinem fremden Chatverlauf, sie bleibt da, wo ihr sie haben wollt. Und der Azubi, der dieselbe KI benutzt, sieht trotzdem keine Gehälter.

Warum das Wissen und das Rechnen zwei getrennte Entscheidungen sind und was davon wirklich auf den eigenen Server gehört, habe ich im Artikel über lokale KI im Unternehmen auseinandergenommen. ChatGPT wird dadurch übrigens nicht zum Bösewicht. Für vieles bleibt es ein gutes Werkzeug. Es geht nur darum, dass du entscheidest, was wohin geht.

Was du jetzt tun kannst

Fang mit einer ehrlichen Schätzung an. Wie viele KI-Zugänge laufen bei euch? Und auf wie vielen davon liegen Kundendaten? Wenn du beim Zählen merkst, dass du bei den privaten Handys aufhörst, weil du es schlicht nicht weißt, ist das auch eine Antwort.

Der schnellste Schritt kostet ein paar Minuten. Wer im Betrieb einen privaten ChatGPT-Zugang für die Arbeit nutzt, schaltet in den Einstellungen unter Datenkontrollen „Das Modell für alle verbessern“ aus. Das löst nicht alles, die Daten liegen trotzdem beim Anbieter. Aber es ist ein Anfang, für den du kein Budget brauchst.

Danach lohnt sich eine einfache Regel, welche Daten in welche KI dürfen. Keine zwanzigseitige Richtlinie, die am Ende keiner liest. Eher ein Zettel, auf dem steht, welcher Zugang für Kunden- und Mitarbeiterdaten freigegeben ist und welcher nicht.

Dann nimm dir die vier Fragen für euer Firmenwissen vor. Wo liegt es, wer kommt dran, könnt ihr es mitnehmen, wer hält es aktuell? Bei welcher würde es bei euch am längsten dauern? Da würde ich ansetzen. Nebenbei wird so manches Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten deutlich entspannter.

Ich habe das Thema auch in einem Video erklärt: Wo liegen deine Daten eigentlich, wenn du eine KI benutzt?

Wenn du so einen Ort für dein Firmenwissen aufbauen willst, kannst du das auch selbst angehen, Schritt für Schritt.

Und fragt das nächste Mal jemand, wo eure Daten liegen, wird es nicht mehr still.