Das Wissen ist da. Nur nicht erreichbar.
Frag in einem Betrieb mit dreißig Leuten mal nach, wie damals die Sonderlösung für diesen einen Kunden aussah. Meistens passiert dasselbe: Zwei Leute überlegen, einer sagt „das weiß der Thomas", und Thomas ist im Urlaub.
Man könnte das für ein Ordnungsproblem halten. Ordner anlegen, Ablage aufräumen, fertig. Nur habe ich auch Betriebe gesehen, in denen die Ablage picobello war — und trotzdem dauerte die Antwort zwei Tage. Weil die Information zwar irgendwo lag, aber in vier Dateien verteilt, und jemand sie zusammensetzen musste.
Das ist eigentlich der Punkt, an dem ich angefangen habe, anders über die Sache nachzudenken. Nicht: Wo liegt das Wissen? Sondern: Wer setzt es zusammen, wenn jemand fragt?
Genau dafür gibt es mittlerweile eine Lösung, und ich nenne sie Company Brain. Englisch, ich weiß — auf Deutsch habe ich es bisher nicht schöner hinbekommen als „Firmengedächtnis", und das klingt nach Vereinschronik.
Was ein Company Brain ist
Kurz gesagt: eine KI, die dein Firmenwissen kennt und Fragen dazu beantwortet — mit Angabe, woher die Antwort stammt. Nicht allgemeines Weltwissen, sondern das, was in deinem Betrieb steht.
Der Unterschied zu dem, was die meisten heute nutzen, liegt in dem, was die KI überhaupt sehen darf. ChatGPT kennt das halbe Internet, aber nicht deine Angebote. Deine Dateiablage kennt deine Angebote, kann aber nur Dateinamen suchen. Ein Company Brain sitzt dazwischen: Es liest deine eigenen Unterlagen und antwortet in Sätzen darauf. Wie sich das zu den gängigen Wissensmanagement-Tools verhält, habe ich dort im Einzelnen verglichen.
| Kennt dein Firmenwissen | Antwortet in Sätzen | Nennt die Quelle | |
|---|---|---|---|
| Volltextsuche im Ordner | ja | nein | — |
| Wiki oder Handbuch | ja, wenn gepflegt | nein | — |
| ChatGPT ohne deine Daten | nein | ja | nein |
| Company Brain | ja | ja | ja |
Die letzte Spalte ist die wichtigste, auch wenn sie am langweiligsten aussieht. Eine KI, die dir etwas über deine Preiskalkulation erzählt, ohne zu sagen woher, ist im Betrieb wertlos — du müsstest jede Antwort selbst nachprüfen, und dann hättest du es auch gleich selbst nachschlagen können.
Wie das technisch läuft
In drei Schritten, ohne dass du dafür Informatik studiert haben musst.
Einlesen
Deine Unterlagen werden eingesammelt: Angebote, Protokolle, Handbücher, Mailverläufe, Rechnungen — was immer zählen soll. Die Dateien bleiben, wo sie sind; es entsteht eine zweite, durchsuchbare Fassung davon.
Zerlegen
Lange Dokumente werden in Abschnitte geschnitten und so abgelegt, dass nicht nach Wörtern gesucht wird, sondern nach Bedeutung. Wer „Nachlass" tippt, findet auch den Abschnitt, in dem „Rabatt" steht.
Antworten
Bei einer Frage werden die passenden Abschnitte herausgesucht und dem Sprachmodell mitgegeben. Es formuliert daraus die Antwort — und hängt an, aus welchem Dokument sie stammt.
In der Fachsprache heißt dieses Verfahren RAG. Praktisch heißt es: Das Modell erfindet nichts dazu, weil es die Antwort nicht aus dem Gedächtnis holt, sondern aus deinen Unterlagen, die ihm beim Fragen vorgelegt werden. Fertig zusammengebaut bekommst du diese drei Schritte im openWORK Hub®.
Der Teil, den alle unterschätzen, ist nicht die Technik — es ist die Entscheidung, welches Wissen überhaupt gelten soll. In jedem Betrieb liegen drei Fassungen derselben Preisliste, und zwei davon sind falsch. Das ist die eigentliche Arbeit, und sie kann dir keine KI abnehmen.
Jürgen Johannes SchimmöllerBrauchst du so etwas?
Es gibt ein paar Anzeichen, die ich immer wieder sehe. Wenn dir beim Lesen jemand aus deinem Betrieb einfällt, ist das schon eine Antwort.
- Eine Frage landet regelmäßig bei derselben Person, und die ist der Engpass
- Neue Leute brauchen Monate, bis sie ohne Rückfragen arbeiten können
- Dieselbe Auskunft wird mehrmals im Monat neu zusammengesucht
- Wenn jemand geht, geht ein Teil des Betriebs mit
- Angebote werden abgeschrieben, weil das Original niemand findet
Und der Gegentest, damit es ehrlich bleibt: Bei fünf Leuten in einem Büro, die sich über den Tisch hinweg zurufen können, braucht es das nicht. Da ist der Aufwand größer als der Nutzen. Interessant wird es ungefähr dort, wo nicht mehr jeder mitbekommt, was der andere weiß.
Dann schau dir an, wie das fertig aussieht.
Company Brain, eigene Sprachmodelle und Agenten an einem Ort — auf Servern in Deutschland.
Wo die Daten dabei liegen
Ein Company Brain bekommt naturgemäß das zu sehen, was du sonst nicht herausgibst: Kalkulationen, Personalunterlagen, Kundenakten. Deshalb entscheidet sich hier mehr als eine Technikfrage.
Es gibt drei Wege. Beim fertigen Cloud-Dienst gehen deine Dokumente zum Anbieter, oft in die USA — schnell eingerichtet, aber du brauchst einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und bei Personaldaten wird es heikel. Beim europäischen Anbieter bleibt es innerhalb der EU, was die Rechtslage deutlich entspannt. Und beim eigenen Betrieb läuft das Modell auf deiner Hardware, die Daten verlassen das Haus überhaupt nicht.
Die dritte Variante war lange die teure Kompromisslösung mit schlechterer Qualität. Das hat sich verschoben: In meinen eigenen Vergleichen hat ein offenes Modell, das auf einer einzelnen Grafikkarte läuft, eine Aufgabe als einziges vollständig korrekt gelöst — vor zwei kommerziellen Modellen. Was die Hardware dafür kostet, habe ich unter Lokale KI durchgerechnet.
Was ein Company Brain nicht leistet
Es räumt nicht auf. Wenn drei Fassungen einer Preisliste kursieren, kennt es danach drei Fassungen. Die Entscheidung, welche gilt, triffst du.
Es ersetzt keine Fachsoftware. Buchhaltung, Warenwirtschaft, Zeiterfassung bleiben, wo sie sind. Ein Company Brain liest daraus, es rechnet nicht.
Es ist nicht in zwei Tagen fertig. Ein erster nutzbarer Stand mit einem einzelnen Wissensbereich geht schnell. Der ganze Betrieb dauert, und zwar wegen der Inhalte, nicht wegen der Technik. Wer dabei jemanden an der Seite braucht: Das ist der Teil, den ich in der KI-Beratung mache.
Und es löst die Berechtigungsfrage nicht von selbst. Dass Daten im Haus bleiben, heißt noch nicht, dass jeder alles sehen darf. Wer im Betrieb welche Antwort bekommt, musst du festlegen — sonst liest der Praktikant die Gehaltsliste vor.
Häufige Fragen zum Company Brain
Was ist der Unterschied zu ChatGPT?
ChatGPT kennt allgemeines Wissen aus dem Internet, aber nicht deine Angebote, Protokolle oder Kalkulationen. Ein Company Brain arbeitet genau umgekehrt: Es antwortet ausschließlich auf Basis deiner eigenen Unterlagen und nennt dazu die Quelle. Technisch steckt in beiden ein Sprachmodell — der Unterschied liegt darin, was es sehen darf.
Ist das dasselbe wie ein Wiki oder eine Wissensdatenbank?
Ein Wiki muss jemand schreiben und pflegen, und gelesen wird es selten. Ein Company Brain zieht sein Wissen aus Dokumenten, die ohnehin entstehen, und liefert die Antwort auf eine Frage statt einen Artikel zum Durchlesen. Ein gepflegtes Wiki ist übrigens eine hervorragende Quelle dafür — beides schließt sich nicht aus.
Was kostet ein Company Brain?
Das hängt am Weg. Ein Cloud-Dienst wird pro Nutzer und Monat abgerechnet. Betreibst du es selbst, ist die Hardware der Kostenblock: Ein Rechner mit genug Speicher liegt im mittleren vierstelligen Bereich, ein gemieteter GPU-Server bei einigen hundert Euro im Monat. Den Vergleich über drei Jahre habe ich unter Lokale KI aufgeschrieben.
Ist das DSGVO-konform?
Es kommt darauf an, wo die Daten verarbeitet werden. Läuft das Modell im eigenen Haus oder in einem deutschen Rechenzentrum, verlassen personenbezogene Daten den Betrieb nicht — das ist der sauberste Fall. Bei einem US-Anbieter brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und musst den Drittlandtransfer begründen. Die internen Zugriffsrechte regelst du in jedem Fall selbst.
Was heißt RAG?
Die Abkürzung steht für Retrieval Augmented Generation. Gemeint ist das Verfahren dahinter: Zu deiner Frage werden zuerst die passenden Stellen aus deinen Dokumenten herausgesucht und dem Sprachmodell mitgegeben, bevor es antwortet. Deshalb kann es Quellen nennen — und erfindet deutlich seltener etwas dazu.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein erster nutzbarer Stand mit einem abgegrenzten Bereich — etwa alle Angebote der letzten zwei Jahre — ist schneller erreicht, als die meisten erwarten. Der Betrieb in der Breite dauert länger, und die Zeit geht fast vollständig in die Inhalte: entscheiden, was gilt, und Altlasten aussortieren.
Heißt das auch Corporate Brain oder Second Brain?
Company Brain und Corporate Brain meinen dasselbe. Second Brain ist etwas anderes: Der Begriff kommt aus der persönlichen Produktivität und beschreibt das private Notizsystem eines einzelnen Menschen — Obsidian, Notion, Zettelkasten. Beim Company Brain geht es um das gemeinsame Wissen eines Betriebs und damit auch um Rechte, Pflege und Verantwortung. Wenn du selbst so ein System pflegst: Vom Second Brain zum Company Brain beschreibt, was sich dabei ändert.
Und wie so etwas fertig aussieht,
kannst du dir ansehen.
Genau dafür habe ich den openWORK Hub® gebaut: Company Brain, eigene Sprachmodelle und arbeitende Agenten an einem Ort — auf Servern in Deutschland, ohne Umweg über eine Cloud in Übersee.